職務経歴書、作成の手順とポイント

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転職ノウハウ 職務経歴書の書き方

職務経歴書作成のポイント

①用紙1枚で簡潔にまとめる

多すぎる分量は、たくさんの応募者の職務経歴書に目を通さなければならない採用担当者に敬遠される。
読んでもらえない可能性もあるので、多くても2枚で簡潔にまとめる。

②パソコンで作成する

手書きのほうが自己アピールができるという考え方もあるが、それは履歴書でもできること。
文字数が多い職務経歴書の場合は、バラツキ感をなくして読みやすくすることが第一。

③冒頭に記入年月日・署名を記入

表題に続き、右肩に記入年月日と署名を記入し、捺印する。住所・電話番号などをいれる場合もあるが、
必須事項ではないのでスペースに応じて考えればよい。

④希望職種と自分との接点を考える

希望職種に求められている能力と、自分にできることを照らし合わせ、「自分は何がアピールできるか」を把握する。

⑤自分の状況にあった書き方をする

職務経歴書スタイルは、職務経歴が長い・短いなどの状況に応じて選べばよく、アピールポイントに沿ってアレンジするのもよい。

職務経歴書の作成手順

手順①キャリアに関する情報をすべて書き出す

魅力的な職務経歴書の作成は、あなた自身の職務経歴を整理整頓することから始まる。履歴書と同じことを書いては意味がない。
これまでの職務経歴を具体的に書き出す
自分をアピールするには、自分の”強み”を知らなければならない。それにはまず、これまでの職務に関するデータを、
次の項目を参考にすべて具体的に書き出してみることが必要。最近の職務経歴については、とくに詳しく。

勤務した会社名・所属部署/会社・所属部署の業務内容/担当業務/異動/昇進/部下の人数/実績・成果/業務に関する専門知識・技能など

アピール度の高い業務実績について書き出す
仕事を通じて会社に貢献したことがあれば、どんな方法で、どのような実績を上げたかを具体的に書き出す。個人ではなく、
部署やチーム全体で上げた実績でもかまわない。その場合は、自分がどんな役割を果たしたかを書く。
実績は、顧客数や売り上げなど、できるだけ数値を入れていくと説得力を増す。
特命業務があれば、それも書き出す。上司から認めていたことをアピールできる。

資格・免許・自己啓発・社外活動などについて書き出す
職歴以外でも、希望職種への適性や能力をアピールできるものは、すべて書き出す。自己啓発は、自発的に行った専門教育や
セミナー受講などあれば書く。異業種交流会など、社外活動は業界内での人脈があるとみなされ、評価される。
その他、書き出したい項目として「職務経歴書に盛り込みたい情報」参照。

手順②ニーズに合わせて情報を選択する

職務経歴書で伝える情報は「量より質」。求められている情報を提供し、かつ自分を売り込めるようにしっかりデータの取拾選択を。

応募企業が求める人材像を把握する
職務経歴書に何を盛り込むかは、応募する企業のニーズによって違う。ある会社にはアピール材料になることでも、
別の会社ではまったく評価の対象にならないこともあるので、どんな人材が求められているのか、その企業の会社概要や
求人広告などからしっかり把握すること。あまり時間がない場合でも、求人広告や公式ウェブサイトは見ておきたい。

求人ニーズにマッチした情報を選び出す
応募企業が求める人材像をつかんだら、それに合った情報を選び出す。選択のポイントは、次のとおり。
・希望職種に適性があることを示すデータ(希望職種が自分に向いているか、客観的に示すデータを選択する)
・実務能力をアピールできるデータ
(会社に貢献した事例、あるいは高く評価されたことなどを選択。「仕事ができる人間」をアピール)

スキルを総点検して売り込めるものを選び出す
今あるスキルを分析・評価し、即戦力になるものをピックアップする。企業が知りたいのは、「自社に必要なキャリアやスキル」
を応募者が持っているかどうか。希望職種の具体的な仕事内容を把握していると、役に立つスキルの絞り込みができる。

順③選択した情報をわかりやすく加工する

情報は、正確かつわかりやすくなければならない。採用担当者が読むということを意識して、ひと工夫した表現を心がける。
”ビジネス文書”であることを念頭に書く。
職務経歴書も、ビジネス文書の1つであることを忘れないようにする。一文がやたらと長いもの、ポイントを絞ってないものは、
ビジネス文書として失格。書くときは、できるだけ短いセンテンスで、箇条書きを基本とする。
そのほか、下記の点に注意して、シャープな印象を与えるような工夫する。

内容にメリハリをつける
重点を置くのは希望職種に関連する部分で、あとは軽く流す程度でよい。メリハリをつけることで、アピールポイントを
読み手に鮮明に印象づけることできる。

「私は」「~した」を省略する
「私は」「私が」の文字が何度も出てくると、うるさい印象を与えるので省く。「~した」もできるだけ省略すると、
文全体が引き締まって力強さが加わる。体言止めは、インパクトを出すのに効果的。
(例)「社内OA研修の企画・運営を務めた」→「社内OA研修の企画・運営を担当」

画一的な表現を多用しない
ありふれた言い回しでは、相手の心に響くものがない。前向きで積極的な姿勢が感じられる表現を用いる。
(例)「責任者として部下の指導にあたり、売上目標を達成する」
→「責任者として部下に目標設定を指示、営業ノウハウの指導につとめ、売上30%アップを達成」

手順④項目を立てて内容構成を決める

採用選考は、限られた時間内で行われる。採用担当者に情報を的確に読み取ってもらうには、目を通しやすい構成にする必要がある。

ペースとなる項目を自分なりに組み立てる
中心となる項目は「職務経歴」と「職務内容」の2つだが、これより先に「希望職種」「応募資格」「志望動機」などの
項目を立てるのが一般的(希望職種は必ず)。
「応募資格」は、志望企業の応募資格を自分が満たしていることを伝える項目。「志望動機」は、履歴書で記述したものを、
さらに具体的に書く必要がある場合に立てる。

適性・能力をアピールする項目を立てる
キャリア項目では「いつ、どんな会社で、どんな仕事をしてきたか」を記すが、専門知識や資格・免許の取得などの情報を、
その流れの中に盛り込んでもかまわない。
セールスポイントとして際立たせるなら、「資格・免許」「PCスキル」「語学スキル」などと別項目を立てるか、「特記事項」
としてひとまとめにする。

必要に応じて「自己PR」の項目を
自分が希望職種で使える人材であることを、この項目でアピールする。転職回数が多い、職歴にブランクがあるなどの不利な点
をカバーするコメントを加えたり、志望動機や退職理由について、詳しく伝えるのもよい。

手順⑤用紙・レイアウトを決める

自己PRの有効ツールとなる職務経歴書も、人に見せる文書として形が整っていなければマイナス印象となる。
レイアウトをおろそかにしてはいけない。

用紙は白無地のA4サイズが主流
企業から指定がなければ、どんな用紙を選んでもかまわない。最も一般的なのは、ビジネス書類のサイズのA4だが、
履歴書と同じB5サイズを使う人もいる。文字量が多ければA4、少ない場合はB5というように、自分の状況に合わせて選べばよい。
いずれの用紙も、横書きで使うのがルール。
カラー紙を使ってはいけない決まりはないが、白無地にするのが普通。使うなら淡い色にする。

見やすいレイアウト”余白”が決め手
職務経歴書を作成するときは、余白の使い方が重要になる。紙面いっぱいに文字が詰まっていたのでは、採用担当者を
うんざりさせてしまうし、逆に余白ばかりが目につくと、中身がからっぽで入社の熱意がない印象を与えてしまう。
レイアウトを決めるときは「読みやすさ」にポイントを置き、見た目にほどよい余白を確保するようにする。

職務経歴書は”仕上がり”も注目されている
採用担当者が職務経歴書を見るのは、書かれてある内容だけではない。文書の作成という、
最も基本的なスキルの有無もチェックしている。
すっきりしたレイアウトで要領よくアピールポイントを伝えている職務経歴書は、
応募者の実務能力の高さを感じさせるものであることを覚えておきたい。

手順⑥スタイルを決める

基本的に職務経歴書の書き方は自由だが、一般的なスタイルに「編年体式」と「キャリア式」がある。
希望職種にアプローチしやすいほうを選べばよい。

「編年体式」でまとめる
最も一般的で書きやすいのが、時系列で職歴を書いていく編年体式。入社から始まり、配属、異動、昇進などを
ポイントにしながら、職歴を年代順に並べる。実績や成果は、その間の出来事として、職務内容に続けて記載する。
【メリット】プロセスを通して見ることで、採用担当者は応募者の能力や適性の伸展性を判断しやすい。
【デメリット】実務経験が経歴の中に埋もれてしまい、特定のものを強調しづらい。アピールしたい部分は、
補足する項目を立てて特記するとよい。

「キャリア式」でまとめる
勤務先や年代にこだわらず、担当した業務内容ごとに職歴をまとめるのがキャリア式。強調したい職務は詳しく、
そうでないものは簡略化して書くことができる。
【メリット】職務内容を中心にまとめるので、実務能力や専門スキルをアピールするのに適している。
技術職、専門職などのエキスパートに最適の形式。
【デメリット】現在に至るプロセスがわかりづらい。冒頭で、簡単な編年体の職歴を書き添えておくとよい。

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