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応募添え状の基本スタイルと注意点

履歴書や職務経歴書を送るときは、必ず添え状をつける。これは、ビジネス社会のマナー。添え状は、応募書類に興味を持ってもらうためのものです。採用担当者に読みたいと思わせるように、注意をひきつける自己PRを盛り込む。
いいかげんな書き方では逆効果を招くこともあるので、きちんと書式を守り、相手に失礼のないように書きましょう。
また履歴書や職務経歴書に書いた内容と重複しないように注意。
添え状は5つの項目で構成されており、順序に従って文章にすると上手にまとまります。中心部分をしっかり読んでもらうために、応募書類を同封した旨は終りのほうに書きましょう。
求人を広告で知った場合は媒体を、だれかの紹介である場合はその旨も記載します。

添え状はつけて当然のビジネスマナー

FAXやビジネス書類を送るときは、必ず送付状をつけます。いきなり書類だけを送りつけるのはマナーに反する行為で、社会人としての常識を疑われます。
履歴書・職務経歴書を送るときもまったく同じで、忘れずに添付したいのが、添え状(カバーレター)です。
これを応募書類につける人は少ないようですが、相手は面識のない採用担当者です。簡単なあいさつ状を送付するのは、礼儀の点でも当然でしょう。

ビジネスレターの書式が基本

応募書類に添え状をつけて提出する人は少ないと先に述べましたが、それはつまり、添付することで他の応募者との差別化を図れるということです。しかし、つけたからといって、必ずしも優位に立てるとは限りません。
こんな文章ならつけないほうがましと思えるような、いいかげんな書き方をしたものも中にはあるからです。
プラスイメージを与えようとしてやったことが、逆にマイナスとならないように、添え状はきちんとルールを守って書きましょう。
ビジネスレターの書式に従うのが基本です。

自己PR文として利用価値は高い

礼儀上欠かせない添え状ですが、ただ、それだけのものではありません。それは、自己PR文として活用すべきものでもあります。
履歴書や職務経歴書に書ききれなかった自分のアピールポイントは、この添え状を利用して書きましょう。自分について知ってほしいことなど、職務経歴書に書くのはちょっと、と思われるようなことも添え状になら無理なく書くことができます。「熱意を伝えるもう一つの手段」とも言えるでしょう。
ただし、自己PRをくどくど書くのは逆効果です。添え状は、あくまでも応募書類を読んでもらうためのものです。それには、書類に書いた自分のアピールポイントを拾い上げ、添え状の中に、適宜入れ込んで、採用担当者の注意を引きつけるようにまとめることです。

社会人としての常識のある書き方を

添え状は、左ページの書式のとおり、表題に続いて「拝啓」などの頭語から書き始めます。手紙を書き慣れていないと堅苦しい感じがするかもしれませんが、正式な文書である以上、こうした決まりごとを無視するわけにはいきません。
「前略」というのは、「あいさつは省略する」の意味などで、添え状で使うと、採用担当者に失礼になります。
丁寧に「拝啓」で始め、終わりは「敬具」で締めましょう。

応募書類へ誘導する書き方がベスト

添え状の構成は、大きく分けると次の5つの項目から成っています。
①頭語・前文
②応募の経緯・志望職種
③自己PR・志望理由
④面接・採用検討のお願い
⑤末文・結語
中心となるのは③の部分ですが、自己PRは職務経歴書などで十分したというのであれば、簡単な自己紹介ですませてもかまいません。
ただし、その場合も、採用担当者の注意を引く語句を入れて関心を持たせ、履歴書・職務経歴書への誘導する書き方をするのが大切です。

「応募経緯」にも必ずふれておく

何で求人を知ったのか、応募のきっかけについては書き出しの部分で触れておきます。
採用側は、応募者が何を媒体に申し込んできたのかに強い関心を持ちます。
数社の新聞に公告求人を出した場合、最も効果があったのはどの新聞かを知りたがるものなので、新聞広告が媒体のときは「〇〇新聞」のように名前を明記しましょう。
知人などの紹介の場合も、その旨を記します。コネがあるだけでは採用に至らないのが現実ですが、紹介者によっては選考時にプラスになる可能性もないとは言えません。

書類の同封を伝えるのは終りの部分で

主文で自己PR、志望理由などを記述したら、続いて面接・採用検討のお願いを記します。添え状としての意味合いから、まず履歴書・職務経歴書を同封していることを伝えますが、これを終わりのほうで書くのは、自己PR・志望理由などを採用担当者にしっかり読んでもらうためです。

書き方の手順とポイント

①前付を書く

〈日付・氏名・住所〉
・日付は提出する年月日を記入します。履歴書・職務経歴書の日付をそろえること。
・住所には郵便番号も書き添える。氏名の後には捺印するが、省略してもよい。
〈あて先〉
・志望先の会社名、部署名、担当者名(フルネーム)を書く。封筒のあて名とそろえる。
・担当者名がわからない場合は、、部署名に「御中」としてもよいが、電話で確認して書くのがベスト。

②前文を書く

〈表題〉
・何について書かれた手紙か、ひと目でわかるようにタイトルを書く。
「応募所書類の送付について」
「企画部スタッフとして応募のこと」
〈頭語・前文〉
・初めて各書式の手紙であることをわきまえて、きちんと頭語から始める。
・頭語は「拝啓」が一般的。「謹啓」とすると、とくに丁寧な言い回しとなり、主文もそれに合った表現をしなければならない。
「拝啓 貴社ますますご隆盛のこととお喜び申し上げます」
「拝啓 貴社におかれましてはいよいよご繁栄のこととお喜び申し上げます」

③主文を書く

〈応募経緯・希望職種〉
・どのようなルートで応募したかを述べ、希望職種を明記する。
・求人広告のよる応募は、広告掲載日と媒体名を記す。紹介による応募は、紹介者の氏名・身分を明記。
3月5日付けの毎朝新聞で記者の求人広告を拝見し、営業部員として応募させていただきました」
〈自己PR・志望理由〉
・自分の最大の”売り”を、自己紹介を兼ねて記載する。志望理由は、採用担当者を納得させるものを。
・添え状のメイン部分だが、長すぎないようにする。応募書類との内容の重複にも注意。
「設計事務所の勤務のかたわら養成校に通い、建築図面の基礎知識やCAD操作を取得しました。『未経験者可』という貴社で、自分を生かし伸ばしたいと考え応募いたしました。」
〈面接・採用検討のお願い〉
・履歴書および職務経歴書を同封してある旨を伝え、検討してくれるようお願いして面接を申し込む。
「履歴書および職務経歴書を同封しましたので、よろしくご検討のうえ、ご面談の機会をいただけますようお願いいたします」

④末文を書く

〈末文・結語〉
・終わりのあいさつを述べて締めくくる。
・結語は、頭語の「拝啓」に合わせて「敬具」とするのが一般的。最後行か次行の右端に書く。
「まずは取り急ぎお願い申し上げます 敬具」

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